Хранение документов

Недавно для одной клиентки я составляла план разбора и организации документов. И хотела бы поделиться мыслями и идеями, которые я почерпнула в этом процессе.

Речь пойдёт о документах, которые мы все так или иначе имеем дома – личные документы, финансовые бумаги, гарантии и инструкции к бытовой технике и так далее. Также дома зачастую скапливаются полезные и нужные распечатки – раздаточные материалы с конференций и тренингов, журналы с интересными статьями, которые когда-нибудь хотелось бы прочитать. И все это создаёт завалы, в которых не так просто быстро найти документ.

С чего же начать, если бумаги отвоевывают все больше жизненного пространства?
Конечно, с расхламления 🙂 Расстаньтесь со старыми документами, гарантиями, которые уже недействительны, ненужными копиями. Вырежьте из журнала интересную Вам статью, а оставшееся – выбросьте. Если Вам комфортно работать с электронными копиями – отсканируйте необходимые документы, а бумажный вариант выбросьте. Также помните, что большинство инструкций к бытовой технике сейчас легко найти в интернете.

Совет, который я в своё время получила от юриста: храните чеки на особенно ценные вещи до тех пор, пока эта вещь у Вас есть. В случае каких-либо экстренных происшествий, например, это существенно облегчит оценку ущерба.

Примечание: если Вы сторонник раздельного сбора мусора, то макулатуру можно сдать в пункты приёма.

Далее приступаем к сортировке личных документов по категориям. Их удобнее всего складывать либо в подвесные папки в ящике либо в файлы и папки на кольцах. Конечно, категории для всех будут разные, но я постаралась привести ниже универсальный список документов.

  • Свидетельства о рождении, браке, паспорта и копии
  • Дипломы, аттестаты, сертификаты и пр
  • Персональные налоговые и подобные документы (ИНН и т.д.)
  • Трудовые договоры, контракты
  • Документы на недвижимость (договор купли-продажи, кредитные документы, страховка, договоры на электричество и пр.услуги, ремонтные работы)
  • Документы на транспорт (покупка, кредит, страховка и тд)
  • Налоговые декларации и квитанции об уплате
  • Банковские документы (открытие счетов и т.д.)

Если Вам часто нужно предоставлять определенный пакет документов – то имеет смысл завести отдельную папку, собрать в неё необходимые бумаги и брать её с собой. Так, например, бывает с медицинскими справками или документами на ребёнка.

Если Вы работаете из дома или у Вас обширная коллекция тех самых полезных распечаток, то их тоже следует разобрать по категориям. Конечно, спрогнозировать категории, не зная специфики Вашей профессии, сложно, но несколько советов все-таки дам:
1. Если Вы работаете с клиентами, то удобно будет завести отдельную папку на каждого клиента с отчетами, личной информацией и шаблонами – например, если Вы просите их заполнить анкету.
2. Категории, которые Вы будете присваивать документам, нужно определить заранее и их не должно быть больше 6-8.

Если Вы имеете дело как с бумажными, так и с электронными носителями, то постарайтесь, чтобы названия и содержание папок на рабочем столе и на компьютере совпадали.

Ещё предложу выделить рабочего отсека для несортированных документов и разбирать раз в 7-10 дней. Туда может попадать почта, материалы, которые Вы получаете на тренингах или конференциях, а также любые другие бумаги, которые появляются в Вашем доме.

Лёгкого и приятного Вам разбора документов, друзья!

Марианна Чернобривенко

Есть вопросы или комментарии? Пишите!